Untuk memudahkan anda dalam mengadakan sebuah acara dan mampu mengingatkan anda mengenai acara yang akan berlangsung tersebut, Google memberikan sebuah kemudahan dalam melakukan hal tersebut dengan Google Calendar.
Sebenarnya Google Calendar adalah sebuah kalender online yang memudahkan anda dalam mengatur jadwal dan membuat agenda pekerjaan anda. Anda juga dapat men-sharing calendar anda dengan teman dan sebaliknya. Mengadakan pertemuan dengan mudah dari Google Calendar ini pun dapat dilakukan. Mempunyai banyak kesamaan dengan MS. Outlook.
Untuk dapat menggunakan fasilitas ini anda harus mempunyai akun Google.
Berikut adalah tutorial membuat sebuah undangan meeting menggunakan Google Calendar.
· Masuk ke web Google Calendar di https://www.google.com/calendar
· Masukkan akun Google yang anda punya lalu klik Sign In untuk masuk halaman Google Calendar
· Gambar diatas adalah tampilan awal dari Google Calendar.
· Anda dapat mengganti tampilan calendar menjadi per hari dengan mengklik tombol Day, untuk menjadi per bulan klik tombol Month, menjadi per 4 hari klik tombol 4 Days.
· Klik tombol More untuk menampilkan pilihan tambahan seperti Print untuk mencetak calendar anda dan Refresh untuk menyegarkan halaman calendar anda.
· Ikon Gear untuk menampilkan menu Settings untuk merubah pengaturan dari calendar anda.
Untuk memulai membuat undangan meeting silahkan ikuti langkah berikut :
1. Klik Month untuk merubah tampilan tanggal menjadi per bulan.
2. Klik pada tanggal yang diinginkan.
3. Lalu klik Edit event untuk memulai membuat sebuah acara.
(contoh: Undangan Meeting)
4. Setelah muncul halaman seperti gambar kedua dibawah ini, isikan judul acara pada Event title kolom, lalu pilih tanggal acara berlangsung pada date picker dibawahnya.
5. Centang All day jika acara tersebut berlangsung selama sehari penuh. Centang Repeat jika acara tersebut akan diadakan secara berkala atau berulang kembali. Jika All day tidak di centang maka tentukan jam mulai dan jam selesai dari acara tersebut.
6. Pada kolom Where isikan lokasi acara berlangsung. Dan isikan penjelasan atau informasi tambahan pada kolom Description.
7. Untuk membuat pengingat/reminder terdapat 2 opsi untuk melakukan ini yaitu dengan sebuah pop-up dan dengan email. Opsi Pop-up adalah jendela yang akan muncul ketika waktu yang ditentukan sudah tiba dan biasanya akan diiringi dengan suara, sama seperti alarm pada handphone. Sedangkan untuk opsi Email adalah sebuah email yang nantinya akan berisi tentang acara yang akan anda jalani dan dikirim sesuai waktu yang di tentukan. Keduanya mempunyai fungsi yang sama namun tergantung dari aktifitas anda, jika anda lebih sering mengecek email maka akan lebih baik jika anda membuat reminder dengan opsi Email ini.
8. Show me as merupakan opsi tentang status anda pada saat acara berlangsung, nantinya status ini akan menjadi status dari Gtalk anda.
9. Privacy memberikan anda pilihan untuk menentukan apakah acara ini dapat dilihat oleh rekan anda ataukah hanya anda saja yang dapat melihat acara ini di calendar anda.
10. Nah, untuk mengundang rekan anda pada acara ini, isikan alamat email mereka pada kolom Add guests lalu klik Add untuk menambahkan mereka pada acara ini.
11. Pada bagian Guests can terdapat beberapa opsi untuk para tamu yang anda undang seperti mereka dapat melakukan modifikasi tentang acara pada check box modify event, mengundang orang lain pada check box invite others, dan see guest list yang membuat mereka dapat melihat daftar hadir pada acara tersebut.
12. Klik Save jika anda sudah selesai membuat acara ini dan memulai proses pengiriman email kepada tamu undangan anda dan menyimpan acara ini pada Google Calendar anda. Selesai.
Gambar di samping ini adalah email undangan yang di kirim dari akun pembuat acara. Anda akan menerima sebuah attachment/ lampiran berupa kalendar dari sang pembuat acara.
Klik Accept / Yes untuk menyetujui dan akan hadir pada acara ini.
Klik Tentative untuk memberikan status mungkin hadir pada acara ini, dan klik Decline untuk menolak hadir pada acara ini.
Klik Calendar untuk melihat calendar personal dan mengecek jadwal pada hari tersebut. Ini berguna sebagai bahan pertimbangan kehadiran anda pada jadwal tersebut.
Setelah anda menjawab email ini, secara otomatis jadwal acara tersebut ditambahkan pada calendar anda dan email undangan ini akan di hapus dari inbox email anda.
Setelah anda membalas undangan tersebut, sang pembuat acara akan menerima email balasan seperti gambar di bawah ini.
Demikian tutorial singkat membuat undangan meeting ini, semoga bermanfaat bagi kita semua dan mempermudah pekerjaan sehingga mampu meningkatkan produktivitas. Terima kasih.
